Krajowy System e-Faktur – nowe zasady fakturowania od 2026 r.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest państwowym systemem teleinformatycznym służącym do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Faktura uzyskuje status dokumentu księgowego w rozumieniu przepisów o podatku od towarów i usług w momencie jej przesłania do systemu oraz nadania jej numeru identyfikującego przez KSeF. System zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność, eliminując jednocześnie konieczność akceptacji e-fakturowania przez odbiorcę.
Do końca stycznia 2026 r. korzystanie z KSeF ma charakter dobrowolny. Od 2026 r. ustawodawca wprowadza obowiązek wystawiania faktur wyłącznie w formie ustrukturyzowanej, przy czym obowiązek ten został rozłożony w czasie. Od 1 lutego 2026 r. obejmie on podatników, których wartość sprzedaży brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 r. – pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników korzystających ze zwolnienia z VAT. Jednocześnie przewidziano czasowe odroczenie dla najmniejszych podmiotów, u których miesięczna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto – w ich przypadku obowiązek wystawiania faktur w KSeF został przesunięty do 1 stycznia 2027 r., przy jednoczesnym obowiązku bieżącego odbierania faktur wystawianych w systemie przez kontrahentów.
Zakres obowiązku KSeF obejmuje zasadniczo czynności, które zgodnie z obowiązującymi przepisami wymagają udokumentowania fakturą wystawianą według polskich regulacji. Ustawodawca przewidział jednak szereg wyłączeń, zarówno podmiotowych, jak i przedmiotowych. Obowiązek nie dotyczy m.in. podatników niemających siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski, a także określonych podmiotów zagranicznych rozliczających VAT w procedurach szczególnych. Poza KSeF pozostają również faktury wystawiane na rzecz konsumentów oraz określone kategorie świadczeń, dla których przepisy wykonawcze nie przewidują obowiązku stosowania faktur ustrukturyzowanych.
Funkcjonowanie KSeF opiera się na zasadzie centralnego obiegu dokumentów. Za datę wystawienia faktury ustrukturyzowanej uznaje się co do zasady dzień jej przesłania do systemu, natomiast za moment jej otrzymania – chwilę nadania numeru identyfikującego przez KSeF. Rozwiązanie to modyfikuje dotychczasowe podejście do obiegu faktur i ma bezpośrednie znaczenie dla ustalania momentu ujęcia dokumentów w rozliczeniach podatkowych, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. W przypadkach, w których faktura jest udostępniana poza systemem, w szczególności konsumentom lub podmiotom zagranicznym, decydujące znaczenie zachowuje moment faktycznego doręczenia dokumentu.
Ustawodawca przewidział także szczególne tryby postępowania na wypadek awarii lub czasowej niedostępności KSeF. W takich sytuacjach dopuszczalne jest wystawianie faktur poza systemem, przy zachowaniu obowiązującej struktury logicznej oraz obowiązku przekazania dokumentów do KSeF w określonym terminie po ustaniu przeszkody technicznej. Rozróżnienie pomiędzy awarią ogłoszoną w Biuletynie Informacji Publicznej, awarią całkowitą ogłaszaną w środkach masowego przekazu oraz trybami offline ma istotne znaczenie praktyczne, gdyż determinuje zarówno sposób dokumentowania sprzedaży, jak i zakres obowiązków następczych po stronie podatnika.
Wprowadzenie KSeF wpływa również na zasady korygowania faktur. Faktury korygujące wystawiane w systemie muszą zawierać numer identyfikujący fakturę pierwotną, o ile został on nadany. Zmienia się także moment ujęcia korekt w rozliczeniach podatkowych, w szczególności w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania, co ogranicza znaczenie potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę w przypadkach, gdy korekta została wystawiona w KSeF.
Nowy model fakturowania wiąże się z istotnymi konsekwencjami organizacyjnymi. Dostęp do systemu wymaga prawidłowego uwierzytelnienia oraz nadania odpowiednich uprawnień, co w przypadku podmiotów nieposiadających kwalifikowanej pieczęci elektronicznej wymaga wcześniejszego zgłoszenia osoby uprawnionej do działania w systemie. Zmianie ulegają również zasady archiwizacji dokumentów – faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez 10 lat, po czym obowiązek zapewnienia ich dostępności przechodzi na podatnika.
Od 2027 r. ustawodawca przewidział także sankcje pieniężne za naruszenie obowiązków związanych z KSeF, w tym za wystawienie faktury poza systemem bez podstawy prawnej lub nieterminowe przekazanie dokumentów do KSeF w trybach szczególnych. Sankcje te mają charakter administracyjny i będą nakładane w drodze decyzji organu podatkowego.
KSeF stanowi zatem nie tylko zmianę techniczną, lecz przede wszystkim nowy model dokumentowania transakcji gospodarczych, który wpływa na obieg dokumentów, momenty rozliczeń podatkowych oraz organizację pracy przedsiębiorstw. Skuteczne wdrożenie systemu wymaga nie tylko dostosowania narzędzi informatycznych, lecz także uporządkowania procesów wewnętrznych oraz świadomego zarządzania ryzykiem podatkowym.